Bent u een internationale professional die overweegt om naar Nederland te verhuizen voor werk? Dan is de expatregeling (voorheen: 30%-regeling) waarschijnlijk een belangrijk onderdeel van uw financiële planning. Een van de meest gestelde vragen die we tegenkomen is wanneer u precies moet beginnen met de aanvraag om dit aantrekkelijke belastingvoordeel te kunnen benutten.
De timing van uw aanvraag kan letterlijk duizenden euro’s per jaar schelen in uw netto salaris. Te laat aanvragen betekent dat u mogelijk maanden aan belastingvoordelen misloopt, terwijl een goed getimede aanvraag ervoor zorgt dat u vanaf uw eerste werkdag in Nederland optimaal profiteert van deze regeling.
In dit artikel leggen we precies uit wanneer u de expatregeling moet aanvragen, waarom timing zo cruciaal is, en hoe u veelgemaakte fouten kunt vermijden. Of u nu een expat bent die binnenkort naar Nederland verhuist, of een werkgever die internationale werknemers wil aantrekken, deze informatie helpt u bij het navigeren door de Nederlandse belastingwetgeving.
Wanneer kunt u de expatregeling aanvragen?
De Belastingdienst hanteert duidelijke en strikte termijnen voor het aanvragen van de 30%-regeling. De belangrijkste regel is dat u binnen vier maanden na de start van uw Nederlandse baan de aanvraag moet indienen. Deze termijn van vier maanden is cruciaal voor het garanderen van uw recht op het belastingvoordeel vanaf uw eerste werkdag.
Waarom timing cruciaal is voor uw aanvraag
Een te late aanvraag van de expatregeling kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben. De regeling werkt dan namelijk niet volledig terugwerkend, wat betekent dat u inkomsten kunt mislopen als u te laat bent met uw aanvraag.
Bij een salaris van € 70.000 per jaar betekent de 30%-regeling een belastingvrije vergoeding van maximaal € 21.000. Per maand gaat het dan om honderden euro’s aan belastingvoordeel. Elke maand vertraging in uw aanvraag kan u dus substantiële bedragen kosten.
Terugwerkende kracht beperkingen
Hoewel de expatregeling in principe terugwerkend kan worden toegepast tot uw eerste werkdag, geldt dit alleen als u binnen de vier maanden termijn aanvraagt. Na deze termijn verliest u het recht op terugwerkende kracht voor de periode vóór uw aanvraag.
Dit betekent concreet dat als u bijvoorbeeld in januari begint met werken maar pas in juni uw aanvraag indient, u het belastingvoordeel over januari tot en met mei definitief misloopt. Voor veel internationale werknemers gaat het hier om bedragen van enkele duizenden euro’s.
| Aanvraagmoment | Terugwerkende kracht | Financiële impact |
|---|---|---|
| Binnen 4 maanden | Volledige terugwerkende kracht | Geen verlies van voordeel |
| Na 4 maanden | Alleen vanaf aanvraagdatum | Verlies van 4+ maanden voordeel |
| Na 1 jaar | Alleen vanaf aanvraagdatum | Verlies van 12+ maanden voordeel |
Veelgemaakte fouten bij aanvraagtiming voorkomen
In de praktijk zien wij regelmatig dezelfde fouten terugkomen bij de timing van de aanvragen. Deze fouten kunnen gemakkelijk worden voorkomen met de juiste kennis en planning.
Meest voorkomende timing fouten
De eerste fout is het uitstellen van de aanvraag tot na de verhuizing. Veel internationale werknemers denken dat zij eerst in Nederland moeten zijn voordat zij kunnen beginnen met de aanvraag maar dit is niet het geval. U kunt de procedure al starten zodra u een arbeidscontract heeft. Wel heeft u een BSN nodig voor de aanvraag. Het is dus van belang deze zo snel mogelijk aan te vragen na aankomst in Nederland.
Een tweede veelgemaakte fout is het onderschatten van de verwerkingstijd. Hoewel de Belastingdienst acht weken heeft voor beoordeling, kan het in drukke perioden langer duren. Begin daarom ruim op tijd met uw aanvraag.
Werkgevers denken soms dat zij de volledige verantwoordelijkheid dragen. Hoewel de werkgever inderdaad een belangrijke rol speelt, moeten beide partijen actief meewerken aan een correcte en tijdige aanvraag.
Praktische tips voor succesvolle timing
- Controleer of u voldoet aan alle voorwaarden voordat u het contract ondertekent
- Start de aanvraag zodra uw arbeidscontract is getekend
- Zorg dat alle benodigde documenten compleet zijn
- Communiceer regelmatig met uw werkgever over de voortgang
Een goede global mobility audit kan helpen bij het identificeren van potentiële knelpunten in het aanvraagproces van de werkgever en zorgen voor een soepele afhandeling binnen de gestelde termijnen.
Stappenplan voor tijdige expatregeling aanvraag
Met dit concrete stappenplan zorgt u ervoor dat uw 30%-regeling aanvraag op tijd en correct wordt ingediend bij de Belastingdienst.
Fase 1: Voorbereiding (vóór contractsondertekening)
Controleer of u voldoet aan alle voorwaarden. Controleer of uw salaris boven de drempel ligt (€ 48.013 voor 2026, of € 36.497 als u jonger bent dan 30 met een masterdiploma). Bespreek met uw werkgever hoe het aanvraagproces loopt.
Fase 2: Aanvraag indienen
Download het officiële formulier van de Belastingdienst website en vul dit samen met uw werkgever volledig in. Controleer alle gegevens en benodigde documenten zorgvuldig voordat u het formulier print en verstuurt.
Fase 3: Opvolging en monitoring
Na indiening heeft de Belastingdienst acht weken de tijd voor beoordeling. Houd deze termijn in de gaten en neem contact op als u binnen deze periode geen reactie heeft ontvangen. Zorg ervoor dat uw werkgever op de hoogte is van de status van uw aanvraag.
| Timing | Actie | Verantwoordelijke |
|---|---|---|
| 8 weken voor start | Voorwaarden controleren | Werknemer |
| 6 weken voor start | Documenten verzamelen | Beide partijen |
| 4 weken voor start | Formulier indienen | Werkgever |
| Na 8 weken | Opvolging bij geen reactie | Beide partijen |
De 30%-regeling biedt internationale werknemers een aantrekkelijk belastingvoordeel, maar alleen als de timing van de aanvraag correct wordt aangepakt. Door binnen vier maanden na uw startdatum aan te vragen, behoudt u recht op volledige terugwerkende kracht en maximaliseert u uw financiële voordeel.
Vergeet niet dat de regeling recent is aangepast, met nieuwe maximumbedragen en toekomstige wijzigingen in het percentage. Eastwing kan helpen bij uw aanvraag om alle aspecten correct af te handelen en ervoor te zorgen dat u optimaal profiteert van dit belastingvoordeel gedurende uw tijd in Nederland. Voor meer informatie over de aanvraagprocedure kunt u contact met ons opnemen.
