Een erkend referent worden bij de IND betekent dat je als organisatie officiële erkenning krijgt om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Dit brengt voordelen zoals snellere vergunningsprocedures en minder documentatie met zich mee. De aanvraagprocedure duurt gemiddeld 90 dagen en vereist dat je voldoet aan voorwaarden rond betrouwbaarheid en financiële stabiliteit. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over dit proces.
Wat is een erkend referent bij de IND en waarom zou je dit willen worden?
Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officiële erkenning heeft gekregen van de IND om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze status biedt aanzienlijke voordelen voor organisaties die regelmatig internationale medewerkers aannemen.
De belangrijkste voordelen van erkend referent worden zijn snellere vergunningsprocedures en minder administratieve lasten. Als erkend referent streeft de IND ernaar om aanvragen binnen 2 weken af te handelen, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer een tewerkstellingsvergunning nodig is. Dit is aanzienlijk sneller dan de standaardprocedures.
Daarnaast hoef je als erkend referent minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke aanvraag. Je kunt ook online aanvragen indienen via Portaal Zakelijk, wat het proces verder vereenvoudigt. Er geldt geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar, waardoor je flexibel kunt opereren.
Voor bedrijven die regelmatig kennismigranten, onderzoekers of uitwisselingsstudenten aannemen is erkend referent worden praktisch een noodzaak, omdat dit voor bepaalde verblijfsdoeleinden verplicht is.
Aan welke voorwaarden moet je voldoen om erkend referent te worden?
Om erkend referent te worden moet je organisatie voldoen aan zowel algemene voorwaarden als specifieke criteria die afhangen van je bedrijfsleeftijd. De IND beoordeelt vooral je betrouwbaarheid en financiële gezondheid.
De algemene voorwaarden gelden voor alle categorieën erkend referentschap. Je organisatie moet geregistreerd staan in het Nederlandse Handelsregister, tenzij je vrijgesteld bent onder de Handelsregisterwet 2007. Continuïteit en solvabiliteit moeten voldoende gewaarborgd zijn, en je organisatie mag niet failliet zijn of uitstel van betaling hebben.
Verder moeten de organisatie, bestuurders en andere betrokkenen betrouwbaar zijn. Je moet voldoen aan toepasselijke gedragscodes, en bij betaalde personeelsuitlening moet je geregistreerd staan bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA).
Voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan gelden strengere eisen. Deze organisaties doorlopen een uitgebreidere beoordeling door de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) via een puntensysteem. Je moet minimaal 50 van de 100 punten behalen, waarbij aspecten zoals ondernemingsplan, organisatiestructuur, financieel plan en balans worden beoordeeld.
Hoe verloopt de aanvraagprocedure voor erkend referent status?
De aanvraagprocedure bestaat uit zeven duidelijke stappen en duurt gemiddeld 90 dagen. Voor jongere bedrijven kan dit proces tot 6 maanden duren vanwege de uitgebreidere beoordeling door de RVO.
Begin met het controleren van de vereisten op ind.nl om te bepalen wanneer erkend referentschap verplicht is en welke voorwaarden van toepassing zijn. Verzamel vervolgens alle benodigde documenten, die variëren afhankelijk van je situatie en bedrijfsleeftijd.
Vul het aanvraagformulier volledig in en download dit van ind.nl. Voeg alle gevraagde documenten toe voordat je de aanvraag naar de IND stuurt. Na ontvangst van je aanvraag ontvang je betalingsinstructies voor de verschuldigde kosten.
Tijdens de wachttijd van 90 dagen beoordeelt de IND je aanvraag. Deze periode kan verlengd worden bij onvolledige aanvragen of wanneer aanvullend onderzoek nodig is. Na de beslissing kun je bij afwijzing bezwaar maken. Bij goedkeuring word je geregistreerd in het Openbaar Register van Erkende Referenten op ind.nl.
Voor bedrijven korter dan 1,5 jaar voert de RVO eerst een voortoets uit om te controleren of je ingeschreven staat bij de KvK en of er wijzigingen zijn geweest in aandeelhoudersstructuur, overnames, surseances of faillissementen.
Wat kost het om erkend referent te worden en te blijven?
De kosten voor erkend referent worden bestaan uit eenmalige aanvraagkosten en eventuele jaarlijkse kosten voor behoud van de status. De exacte bedragen worden door de IND vastgesteld en kunnen wijzigen.
Voor de initiële aanvraag betaal je aanvraagkosten die variëren per categorie (werk, studie, uitwisseling of onderzoek). Elke categorie vereist een aparte aanvraag met bijbehorende kosten. Organisaties die erkenning zoeken voor meerdere bedrijfsonderdelen, locaties of faculteiten moeten voor elk onderdeel een aparte aanvraag indienen.
Bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan betalen naar waarschijnlijkheid extra kosten aan de accountant voor extra documentatie, ter beoordeling door de RVO. Deze uitgebreidere procedure brengt hogere kosten met zich mee vanwege de intensievere evaluatie van het ondernemingsplan, financieel plan en organisatiestructuur.
Na goedkeuring kunnen er jaarlijkse kosten zijn voor het behoud van je erkend referent status. Deze kosten dekken de interne administratieve lasten van het bijhouden van de overzichten, belangrijke documenten en data, en eventuele controles. Het voordeel is dat er geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar geldt, waardoor je de kosten kunt spreiden over je werkelijke gebruik.
De investering weegt vaak op tegen de voordelen van snellere procedures en verminderde administratieve lasten per individuele aanvraag.
Welke verplichtingen heb je als erkend referent tegenover de IND?
Als erkend referent heb je verschillende rapportage- en compliance verplichtingen om je status te behouden. Deze verplichtingen zorgen ervoor dat je blijft voldoen aan de voorwaarden waaronder je erkenning is verleend.
Je moet wijzigingen in je organisatie tijdig melden aan de IND. Dit geldt vooral voor veranderingen in aandeelhoudersstructuur, overnames, surseances of faillissementen. Ook wijzigingen in bestuurders of andere betrokkenen moeten gemeld worden omdat dit de betrouwbaarheidsbeoordeling kan beïnvloeden.
Compliance met toepasselijke gedragscodes blijft verplicht gedurende je erkend referent status. Voor organisaties die betaalde personeelsuitlening doen, moet je geregistreerd blijven bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden en eventuele beëindiging van deze registratie melden.
Je financiële stabiliteit moet gehandhaafd blijven. De IND kan op elk moment controleren of je continuïteit en solvabiliteit nog steeds voldoende gewaarborgd zijn. Bij verslechtering van je financiële positie kan je erkend referent status ingetrokken worden.
Bij niet-naleving van deze verplichtingen kan de IND besluiten je erkenning in te trekken. Dit heeft directe gevolgen voor lopende en toekomstige aanvragen van je internationale werknemers. De erkend referent status blijft geldig zonder tijdslimiet, zolang je aan alle voorwaarden blijft voldoen.
Het verkrijgen van erkend referent status bij de IND vereist zorgvuldige voorbereiding en naleving van strikte voorwaarden, maar biedt aanzienlijke voordelen voor organisaties die regelmatig internationale werknemers aannemen. De investering in tijd en kosten voor het aanvraagproces weegt vaak op tegen de efficiëntiewinst in latere procedures. Bij Eastwing helpen we bedrijven met de volledige aanvraagprocedure en zorgen we ervoor dat je organisatie voldoet aan alle compliance eisen voor erkend referent status. Voor meer informatie over immigratie en werkvergunningen of om een afspraak te maken, kun je contact met ons opnemen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe bereken je de belastingvoordelen van de expatregeling (30%-regeling)?
- Wat zijn de eerste stappen naar erkend referentschap?
- Hoe beïnvloedt de 30%-regeling je pensioenopbouw?
- Kan je de expatregeling (30%-regeling) overdragen naar een nieuwe werkgever?
- In welke situaties heb je een erkend referent nodig?
