Onderstaande geldt voor buitenlandse werknemers die maximaal 90 dagen binnen een 180 dagen periode in Nederland komen werken. Voor werknemers die langer dan 90 dagen in Nederland moeten werken, gelden andere procedures.
Voor het aanvragen van een werkvergunning voor een buitenlandse werknemer dien je als werkgever een tewerkstellingsvergunning (TWV) aan te vragen bij het UWV, tenzij de werknemer uit de EU komt of onder een vrijstellingsregeling valt. De procedure vereist dat je voldoet aan specifieke voorwaarden, zoals arbeidsmarkttoetsing en het bieden van marktconforme arbeidsvoorwaarden. Het proces kan circa 5 weken duren, afhankelijk van het type vergunning en de status als erkend referent.
Het aanvragen van een werkvergunning is een cruciaal onderdeel van global mobility services en vereist zorgvuldige voorbereiding en kennis van de actuele regelgeving. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit proces.
Welke werkvergunning heeft mijn buitenlandse werknemer nodig?
De benodigde werkvergunning hangt af van de nationaliteit van jouw werknemer en het type werk dat zij gaan verrichten. Ook de duur van het verblijf/werkt is hierin belangrijk. EU-burgers hebben geen werkvergunning nodig, terwijl niet-EU-burgers meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid nodig hebben.
Voor werknemers uit landen buiten de Europese Unie gelden de volgende hoofdcategorieën:
- Tewerkstellingsvergunning (TWV): Voor tijdelijke arbeid
- Gecombineerde vergunning (GVVA): Combineert verblijfs- en werkvergunning voor langere termijn
- EU Blue Card: Voor hoogopgeleide werknemers met specifieke kwalificaties
- Kennismigrant: idem
- Intra-corporate transfer (ICT): Voor overplaatsing binnen multinationals
Wat zijn de voorwaarden voor een werkvergunning aanvraag?
Voor een succesvolle werkvergunning aanvraag moet je voldoen aan arbeidsmarkttoetsing, marktconforme arbeidsvoorwaarden bieden en aantonen dat de functie niet door een EU-burger kan worden vervuld. Daarnaast zijn er specifieke eisen voor het type contract en de duur van de tewerkstelling.
De belangrijkste voorwaarden omvatten:
- Arbeidsmarkttoetsing: Bewijs dat je als werkgever een bepaalde periode hebt gezocht naar geschikte EU-kandidaten
- Salaristoets: Het salaris moet minimaal gelijk zijn aan het marktconforme loon voor de functie
- Geldige arbeidsovereenkomst
- Bedrijfsregistratie: Uw bedrijf moet geregistreerd staan bij de Kamer van Koophandel
Als erkend referent geniet je van versoepelde procedures en kortere doorlooptijden. Deze status verkrijg je door aan te tonen dat je voldoet aan specifieke compliance-eisen en een track record hebt van correcte naleving van immigratiewetgeving.
Aanvullende documenten die vaak vereist zijn: een kopie van het paspoort van de werknemer, diploma’s en certificaten (gelegaliseerd) en een motivatiebrief waarin je de noodzaak van de buitenlandse werknemer toelicht.
Hoe lang duurt de werkvergunning procedure?
De standaard doorlooptijd voor een werkvergunning aanvraag is 5 weken vanaf de datum van indiening.
De doorlooptijd wordt beïnvloed door verschillende factoren:
- Status werkgever: Erkend referenten krijgen prioriteitsbehandeling
- Complexiteit aanvraag: Standaard functies worden sneller behandeld dan specialistische rollen
- Seizoen: Zomermaanden en het einde van het jaar kennen langere wachttijden
- Volledigheid dossier: Incomplete aanvragen leiden tot vertraging door navraag
Om vertragingen te voorkomen, dien je de aanvraag minimaal 5 tot 10 weken voor de gewenste startdatum in. Plan extra tijd in voor het verzamelen en vertalen van documenten, vooral bij werknemers uit landen waar documentatie tijd kost.
Wat gebeurt er als de werkvergunning wordt afgewezen?
Bij afwijzing van een werkvergunning ontvang je een gemotiveerde beslissing met de redenen voor de weigering. Je hebt zes weken de tijd om bezwaar aan te tekenen bij het UWV, waarbij je nieuwe argumenten of documenten kunt aanvoeren om de beslissing aan te vechten.
Veelvoorkomende redenen voor afwijzing zijn:
- Onvoldoende arbeidsmarkttoetsing: Niet aangetoond dat EU-kandidaten ontbreken
- Salaris onder marktniveau: Geboden loon voldoet niet aan de salaristoets
- Incomplete documentatie: Ontbrekende of onvoldoende gelegaliseerde stukken
- Twijfel aan de functie: Onduidelijke functieomschrijving of werkzaamheden
Na een afwijzing heb je verschillende opties. Je kunt bezwaar aantekenen met aanvullende documentatie, de aanvraag herzien en opnieuw indienen met verbeteringen, of juridische bijstand inschakelen voor complexe gevallen. Een nieuwe aanvraag na afwijzing vereist opnieuw het volledige legesbedrag.
Het is raadzaam om bij afwijzing professionele hulp in te schakelen van specialisten in immigratierecht, omdat zij ervaring hebben met succesvolle bezwaarprocedures en kunnen inschatten welke argumenten de meeste kans van slagen hebben.
Hoe Eastwing helpt met werkvergunning aanvragen
Wij ondersteunen bedrijven bij het complete werkvergunning proces, van de eerste intake tot de definitieve goedkeuring. Onze expertise in global mobility services zorgt ervoor dat jouw aanvragen correct worden voorbereid en tijdig worden ingediend.
Onze dienstverlening omvat:
- Volledige dossiervoorbereiding en controle van alle benodigde documenten
- Strategisch advies over het optimale vergunningtype voor de situatie
- Begeleiding bij het verkrijgen van erkend referent status voor snellere procedures
- Monitoring van de aanvraag en directe communicatie met het UWV
- Bezwaarprocedures bij eventuele afwijzingen
Daarnaast bieden wij global mobility consulting voor bedrijven die hun internationale HR-processen willen optimaliseren. Voor HR-professionals die hun kennis willen verdiepen, verzorgen wij ook praktijkopleidingen global mobility met actuele informatie over werkvergunningen en immigratieprocedures.
Heb je aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Kan ik alvast beginnen met werken terwijl de werkvergunning nog in behandeling is?
Nee, de buitenlandse werknemer mag pas beginnen met werken nadat de werkvergunning officieel is goedgekeurd door het UWV. Werken zonder geldige vergunning is illegaal en kan leiden tot boetes voor zowel werkgever als werknemer, plus problemen bij toekomstige aanvragen.
Wat moet ik doen als de werknemer van baan wil veranderen tijdens de vergunningsperiode?
Een werkvergunning is gekoppeld aan de specifieke werkgever en functie. Bij een baanwisseling moet de nieuwe werkgever een nieuwe TWV aanvragen. De werknemer mag pas bij de nieuwe werkgever beginnen nadat deze vergunning is goedgekeurd, ook al is de vorige vergunning nog geldig.
Hoe bewijs ik dat ik vijf weken naar EU-kandidaten heb gezocht voor de arbeidsmarkttoetsing?
U moet concrete bewijsstukken overleggen zoals vacatureteksten van minimaal twee verschillende platforms (bijv. Indeed, LinkedIn), correspondentie met uitzendbureaus, en een overzicht van ontvangen sollicitaties met motivatie waarom kandidaten niet geschikt waren. Screenshots van online advertenties met datum zijn essentieel.
Kan ik een werkvergunning aanvragen voor een werknemer die al in Nederland verblijft met een toeristenvisum?
Ja, dit is mogelijk maar de werknemer moet meestal eerst Nederland verlaten om een mvv-aanvraag in te dienen bij het Nederlandse consulaat in het thuisland. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een aanvraag vanuit Nederland worden behandeld, bijvoorbeeld bij humanitaire omstandigheden.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf tijdens de vergunningsperiode van eigenaar wisselt of fuseert?
Bij eigendomswisseling of fusie blijft de werkvergunning geldig zolang de rechtspersoon hetzelfde blijft. Bij een nieuwe rechtspersoon moet een nieuwe vergunning worden aangevraagd. Informeer het UWV altijd binnen vier weken over wijzigingen in de bedrijfsstructuur om problemen te voorkomen.
Hoe bereken ik het marktconforme salaris voor de salaristoets?
Gebruik de salarisdatabase van het UWV of vergelijkbare functies op websites zoals Intermediair en Nationale Vacaturebank. Het salaris moet minimaal gelijk zijn aan het gemiddelde voor vergelijkbare functies in dezelfde regio. Bij twijfel kunt u een salarisonderzoek laten uitvoeren door een erkende partij.
Kan ik een werkvergunning verlengen als de werknemer tijdelijk in het buitenland heeft gewerkt?
Ja, maar de werknemer moet wel de hoofdverblijfplaats in Nederland hebben gehouden en de afwezigheid mag niet langer dan zes maanden zijn geweest. Langere afwezigheid kan invloed hebben op de verlengingsaanvraag. Documenteer de reden en duur van de buitenlandse tewerkstelling zorgvuldig.
