Als werkgever moet je verschillende instanties informeren en administratieve aanpassingen doorvoeren wanneer jouw internationale werknemer van functie wisselt. Dit omvat mogelijke meldingen aan de IND, payroll-wijzigingen (waaronder wellicht aanpassing 30%-regeling) en aanpassingen van arbeidsvoorwaarden. De exacte stappen hangen af van het type verblijfsvergunning, salariswijzigingen en de aard van de nieuwe functie.
Een functiewisseling binnen jouw organisatie lijkt misschien een interne aangelegenheid, maar voor internationale werknemers kunnen er belangrijke juridische en fiscale gevolgen zijn. Het is cruciaal om alle aspecten zorgvuldig te doorlopen om complianceproblemen te voorkomen.
Moet ik de IND op de hoogte stellen van een functiewijziging?
Je moet de IND informeren over een functiewijziging als deze invloed heeft op de voorwaarden van de verblijfsvergunning van jouw werknemer. Dit geldt vooral bij wijzigingen in salaris, functietitel of werklocatie die afwijken van de oorspronkelijke vergunningsaanvraag.
Voor werknemers met een verblijfsvergunning voor kennismigranten (artikel 12 Vw) geldt dat je als erkend referent verplicht bent om substantiële wijzigingen door te geven. Dit omvat wijzigingen die invloed hebben op het voldoen aan de salaristoets of andere voorwaarden voor kennismigranten.
Specifieke situaties waarbij melding verplicht is:
- Salariswijziging die onder de salaristoets voor kennismigranten komt (mag alleen voorkomen bij een aantal beperkte verlofsoorten
- Verandering van functietitel die niet meer overeenkomt met het oorspronkelijke niveau
Doe deze melding binnen vier weken na de functiewijziging via het erkend referent-portaal van de IND. Nalatigheid kan leiden tot intrekking van uw erkend referentschap of problemen bij toekomstige vergunningsaanvragen.
Hoe beïnvloedt een functiewisseling de 30%-regeling?
Een functiewisseling kan de 30%-regeling beïnvloeden als het salaris wijzigt of als de nieuwe functie niet meer voldoet aan de schaarse expertise-vereiste. De regeling blijft alleen geldig zolang aan alle voorwaarden wordt voldaan.
De belangrijkste aandachtspunten bij functiewijziging zijn het behoud van het minimuminkomen en het schaarse expertise-criterium. Voor 2026 moet een werknemer minimaal €36.497 (jonger dan 30 jaar met een kwalificerende master titel) of €48.013 (30 jaar en ouder) verdienen om in aanmerking te komen voor de 30%-regeling (de bedragen gelden vóór toepassing van de regeling).
Salariswijzigingen en gevolgen
Bij een salarisverlaging die onder de drempel komt, vervalt de 30%-regeling automatisch. Dit heeft directe gevolgen voor de netto-uitbetaling van jouw werknemer. Bij een salarisverhoging blijft de regeling van kracht, mits de andere voorwaarden intact blijven.
Expertise-vereiste bij nieuwe functie
De nieuwe functie moet nog steeds voldoen aan de schaarse expertise-vereiste. Dit betekent dat de functie specifieke kennis of ervaring vereist die schaars beschikbaar is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Een degradatie naar een meer algemene functie kan de regeling in gevaar brengen.
Overleg tijdig met de Belastingdienst als je twijfelt over de gevolgen van de functiewijziging voor de 30%-regeling van jouw werknemer.
Welke payroll-wijzigingen zijn nodig bij een functieverandering?
Bij een functieverandering moet je de payroll-administratie aanpassen voor het nieuwe salaris, mogelijke wijzigingen in de 30%-regeling, de aangepaste functieomschrijving en eventuele wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden zoals auto van de zaak of bonusregelingen.
Start met het bijwerken van de basisgegevens in jouw payroll-systeem. Dit omvat de nieuwe functietitel, het gewijzigde brutosalaris en de aangepaste kostenplaats of afdeling. Zorg ervoor dat deze wijzigingen ingaan op de juiste datum om dubbele betalingen of onderbetaling te voorkomen.
Specifieke payroll-acties die nodig zijn:
- Aanpassing brutosalaris en eventuele variabele componenten
- Herberekening van de 30%-regeling indien van toepassing
- Update van functieomschrijving voor loonheffing-doeleinden
- Aanpassing van pensioenpremies bij salariswijziging
- Wijziging van secundaire arbeidsvoorwaarden
Let extra op bij internationale werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling. Een foutieve berekening kan leiden tot naheffingen of claims van de werknemer. Documenteer alle wijzigingen zorgvuldig voor eventuele controles door de Belastingdienst.
Wanneer is een nieuwe arbeidsovereenkomst vereist?
Een nieuwe arbeidsovereenkomst is vereist bij substantiële wijzigingen in functie-inhoud, salaris, werklocatie of andere essentiële arbeidsvoorwaarden die niet gedekt worden door de huidige overeenkomst of die via een addendum kunnen worden geregeld.
Nederlandse arbeidsrechtelijke vereisten schrijven voor dat belangrijke wijzigingen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Voor internationale werknemers is dit extra belangrijk vanwege de mogelijke gevolgen voor hun verblijfsstatus en fiscale positie.
Een addendum bij de bestaande overeenkomst kan volstaan bij kleinere wijzigingen zoals een beperkte salarisverhoging of kleine aanpassingen in de functieomschrijving. Raadpleeg juridisch advies bij twijfel over welke aanpak het meest geschikt is.
Wat gebeurt er met huisvesting en andere secundaire arbeidsvoorwaarden?
Huisvesting en secundaire arbeidsvoorwaarden blijven doorgaans ongewijzigd bij een functiewisseling, tenzij deze direct gekoppeld zijn aan het functieniveau of salaris. Controleer de arbeidsovereenkomst en bedrijfsbeleid om te bepalen welke aanpassingen nodig zijn.
Voor internationale werknemers die gebruikmaken van bedrijfshuisvesting of relocatievergoedingen kunnen er wijzigingen optreden als de nieuwe functie andere voorwaarden kent. Dit is vooral relevant bij promoties naar hogere functies die betere huisvestingsvoorwaarden bieden, of bij degradaties waarbij bepaalde vergoedingen kunnen vervallen.
Huisvesting en relocatie-ondersteuning
Bedrijfshuisvesting blijft meestal ongewijzigd, maar controleer of de nieuwe functie nog steeds recht geeft op deze voorziening. Bij een tijdelijke huisvestingsvergoeding kan de resterende periode beïnvloed worden door de functiewijziging. Sommige bedrijven koppelen de hoogte van huisvestingsvergoedingen aan het functieniveau.
Auto van de zaak en andere benefits
Een leaseauto kan worden aangepast naar het niveau van de nieuwe functie. Dit kan betekenen dat een werknemer een betere auto krijgt bij promotie, of deze moet inleveren bij een functiewijziging naar een lager niveau. Andere benefits zoals zorgverzekeringen, sportschoolabonnementen of telefoonvergoedingen blijven doorgaans ongewijzigd.
Communiceer alle wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden helder met jouw werknemer en leg deze schriftelijk vast om misverstanden te voorkomen.
Hoe Eastwing helpt met functiewijzigingen voor internationale werknemers
Wij ondersteunen bedrijven bij het compleet afhandelen van functiewijzigingen voor internationale werknemers. Onze global mobility consulting service zorgt ervoor dat je alle juridische en administratieve aspecten correct afhandelt.
Onze ondersteuning omvat:
- Beoordeling van IND-meldingsplicht en het opstellen van de juiste documentatie
- Analyse van gevolgen voor de 30%-regeling en fiscale optimalisatie
- Payroll-aanpassingen en compliance-controles
- Juridische review van nieuwe arbeidsovereenkomsten
- Advies over secundaire arbeidsvoorwaarden en huisvestingsregelingen
Door onze praktijkopleiding global mobility kunt u uw HR-team ook de kennis geven om toekomstige functiewijzigingen zelfstandig af te handelen. Dit bespaart tijd en voorkomt kostbare fouten in het proces.
Heb je aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Hoe lang heb ik de tijd om de IND te informeren over een functiewijziging?
U heeft acht weken de tijd om de IND te informeren via het erkend referent-portaal. Het is verstandig om dit zo snel mogelijk te doen na de functiewijziging om problemen met de verblijfsvergunning te voorkomen. Late melding kan leiden tot sancties of problemen bij toekomstige vergunningsaanvragen.
Wat gebeurt er als ik vergeet de IND te informeren over een functiewijziging?
Nalatigheid bij het melden van functiewijzigingen kan leiden tot intrekking van uw erkend referentschap of afwijzing van toekomstige vergunningsaanvragen. In ernstige gevallen kan dit ook gevolgen hebben voor de verblijfsstatus van uw werknemer. Meld daarom altijd tijdig en documenteer uw communicatie met de IND.
Kan een werknemer de 30%-regeling terugkrijgen na een tijdelijke salarisverlaging?
Nee, zodra de 30%-regeling vervalt door een salarisverlaging onder de drempel, kan deze niet meer worden hersteld voor dezelfde werknemer. Ook als het salaris later weer wordt verhoogd, blijft de regeling definitief vervallen. Plan daarom salariswijzigingen zorgvuldig om ongewenst verlies van de regeling te voorkomen.
Welke documenten moet ik bewaren bij een functiewijziging van een internationale werknemer?
Bewaar de nieuwe arbeidsovereenkomst of het addendum, correspondentie met de IND, berekeningen van de 30%-regeling, payroll-wijzigingen en eventuele wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze documentatie is essentieel voor controles door de Belastingdienst of IND en helpt bij het aantonen van compliance.
Hoe weet ik of een nieuwe functie nog voldoet aan de schaarse expertise-vereiste voor de 30%-regeling?
Controleer of de nieuwe functie nog steeds specifieke kennis of ervaring vereist die schaars beschikbaar is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Raadpleeg de functieprofielen van de Belastingdienst of neem contact op met een fiscaal adviseur. Bij twijfel kunt u vooraf een ruling aanvragen bij de Belastingdienst om zekerheid te krijgen.
Moet ik de payroll aanpassen als alleen de functietitel verandert maar het salaris gelijk blijft?
Ja, ook bij alleen een wijziging van de functietitel moet u de payroll-administratie bijwerken. Dit is belangrijk voor de juiste registratie bij de Belastingdienst en voor eventuele controles. Update minimaal de functieomschrijving en controleer of andere arbeidsvoorwaarden gekoppeld aan de functie ook moeten worden aangepast.
Gerelateerde artikelen
- Welke HR-processen moet ik aanpassen als ik internationals ga aannemen?
- Werknemer aannemen met behoud van de expatregeling (voorheen 30%-regeling): wat moet je als werkgever weten?
- Hoe werkt de gecombineerde vergunning procedure?
- Kun je erkend referentschap verliezen?
- Waarom is erkend referentschap belangrijk in 2025?
