Als werkgever heeft u verschillende verplichtingen wanneer uw internationale werknemer ziek wordt, waaronder het correct begeleiden van het ziekteverzuim, het doorbetalen van loon volgens de Nederlandse wetgeving, en het bijhouden van de vereiste administratie.
Voor internationale werknemers kunnen daarnaast immigratie- en verblijfsrechtelijke aspecten een rol spelen. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over uw verantwoordelijkheden als werkgever bij ziekteverzuim van internationale medewerkers.
Moet ik de IND informeren als mijn internationale werknemer ziek wordt?
U bent niet verplicht om een internationale werknemer direct bij de IND te melden zodra deze ziek wordt. Als erkend referent moet u wijzigingen die gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning in principe binnen vier weken melden.
De meldingsplicht geldt specifiek in deze situaties:
- De ziekte duurt langer dan 13 weken en er is sprake van een wijziging in de arbeidsovereenkomst
- De arbeidsovereenkomst wordt beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid
- Er ontstaan wijzigingen in salaris of functieomschrijving door de ziekte
- De werknemer kan tijdelijk niet aan de voorwaarden van de tewerkstellingsvergunning voldoen
Voor werknemers met een EU Blue Card of andere specifieke verblijfsvergunningen gelden mogelijk aanvullende meldingsverplichtingen. Controleer altijd de specifieke voorwaarden die aan de verblijfsvergunning van uw werknemer zijn verbonden. Bij twijfel over de meldingsplicht is het verstandig om contact op te nemen met de IND of een global mobility specialist voor advies.
Hoe lang moet ik loon doorbetalen aan een zieke internationale werknemer?
U moet het loon van een zieke werknemer in principe gedurende maximaal 104 weken doorbetalen. Dit geldt ook voor internationale werknemers die in Nederland werken. De werkgever betaalt minimaal 70% van het brutoloon door. In het eerste ziektejaar moet het loon worden aangevuld tot ten minste het wettelijk minimumloon. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken staan over een hogere loondoorbetaling. In sommige situaties kunnen wachtdagen gelden.
De loonbetalingsverplichting werkt in hoofdlijnen als volgt:
- Eerste jaar ziekte: minimaal 70% van het brutoloon en minimaal het wettelijk minimumloon
- Tweede jaar ziekte: minimaal 70% van het brutoloon
- Maximale duur: 104 weken (2 jaar) vanaf de eerste ziektedag
- Wachtdagen: kunnen van toepassing zijn als dit schriftelijk is afgesproken
Voor internationale werknemers gelden in principe dezelfde rechten en plichten als voor Nederlandse werknemers. Dit betekent ook dat zij zich moeten houden aan de controlevoorschriften en moeten meewerken aan hun re-integratie. Let er wel op dat taalbarrières of culturele verschillen extra begeleiding kunnen vereisen bij het uitleggen van deze verplichtingen.
Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met internationale werknemers voor wie een minimumsalaris geldt als voorwaarde voor hun Nederlandse verblijfsvergunning. Ook tijdens een periode van ziekte moet in beginsel aan deze salariseis worden voldaan. Hoewel een werkgever het salaris tijdens ziekte onder bepaalde voorwaarden mag verlagen, mag deze verlaging er bij deze werknemers niet toe leiden dat het salaris onder het voor hen geldende salariscriterium komt. Een te grote salarisverlaging kan daarmee gevolgen hebben voor het verblijfsrecht van de werknemer.
Heeft u een verzuimverzekering afgesloten, dan kan deze een deel van de loonkosten dekken. Controleer uw polisvoorwaarden voor de exacte dekking en voorwaarden.
Wat gebeurt er met de werkvergunning bij langdurige ziekte?
De werkvergunning blijft geldig tijdens ziekteverzuim, maar bij langdurige ziekte van meer dan 13 weken kunnen er gevolgen zijn voor de verlenging of toekomstige aanvragen. De IND beoordeelt per situatie of de arbeidsrelatie nog voldoet aan de voorwaarden van de vergunning.
Gevolgen voor verschillende vergunningstypen
Voor werknemers met een tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning geldt dat langdurige ziekte kan leiden tot:
- Aanvullende documentatie bij verlengingsaanvragen
- Herbeoordeling van de arbeidsmarkttoets
- Mogelijke weigering van verlenging bij structurele arbeidsongeschiktheid
Bescherming tijdens ziekteverzuim
Tijdens de wettelijke ziektetermijn van 104 weken heeft de werknemer bescherming tegen intrekking van de vergunning puur vanwege ziekte. De IND houdt rekening met tijdelijke arbeidsongeschiktheid en de re-integratieplicht van de werkgever. Na afloop van deze periode wordt de situatie opnieuw beoordeeld.
Documenteer alle re-integratie-inspanningen zorgvuldig. Dit kan belangrijk zijn bij toekomstige vergunningsaanvragen of bij vragen van de IND over de arbeidsrelatie.
Welke administratieve verplichtingen heb ik bij ziekteverzuim van expats?
U moet dezelfde ziekteverzuimadministratie bijhouden als voor Nederlandse werknemers, plus aanvullende documentatie voor immigratie- en belastingdoeleinden. Dit omvat ziekmeldingen, artsbezoeken, re-integratie-inspanningen en mogelijke gevolgen voor de verblijfsstatus.
De verplichte administratie bestaat uit:
- Ziekteverzuimregistratie met data en oorzaken
- Correspondentie met behandelend artsen en bedrijfsartsen
- Re-integratieplannen en voortgangsrapportages
- Loonspecificaties tijdens ziekteverzuim
- Communicatie met verzuimverzekeraars
Voor internationale werknemers komen daar specifieke documenten bij:
- Meldingen aan de IND bij relevante wijzigingen
- Documentatie voor belastingdoeleinden (vooral bij de expatregeling)
- Correspondentie over buitenlandse sociale zekerheid
- Eventuele A1-verklaringen bij tijdelijk verblijf in het thuisland
Bewaar alle documentatie minimaal vijf jaar. Deze informatie kan nodig zijn voor toekomstige vergunningsaanvragen, belastingcontroles of bij vragen van internationale sociale zekerheidsinstanties.
Kan een internationale werknemer tijdens ziekte naar het thuisland?
Een internationale werknemer mag tijdens ziekte naar het thuisland, mits dit medisch verantwoord is en niet in strijd is met het behandelplan. U moet als werkgever toestemming geven en er kunnen gevolgen zijn voor de loonbetalingsverplichting en sociale zekerheid.
Belangrijke voorwaarden voor verblijf in het thuisland tijdens ziekte:
- Schriftelijke toestemming van de werkgever
- Medische goedkeuring van de behandelend arts
- Duidelijke afspraken over controle en communicatie
- Regeling van sociale zekerheid via A1-verklaring indien nodig
Let op de gevolgen voor verschillende regelingen. Bij de expatregeling kan langdurig verblijf buiten Nederland invloed hebben op de toepassing van deze regeling. Voor de sociale zekerheid moet u mogelijk een A1-verklaring aanvragen om vast te stellen welk land verantwoordelijk blijft voor de uitkeringen.
Maak vooraf duidelijke afspraken over:
- Maximale duur van het verblijf in het thuisland
- Wijze van controle en rapportage
- Communicatie met Nederlandse behandelende artsen
- Voorwaarden voor terugkeer naar Nederland
Documenteer alle afspraken schriftelijk om misverstanden te voorkomen en om te voldoen aan uw administratieve verplichtingen.
Hoe Eastwing helpt met ziekteverzuim van internationale werknemers
Wij ondersteunen werkgevers bij alle aspecten van ziekteverzuim van internationale medewerkers. Onze expertise in global mobility services zorgt ervoor dat u voldoet aan alle verplichtingen en risico’s minimaliseert.
Onze ondersteuning omvat:
- Advies over meldingsverplichtingen aan de IND
- Begeleiding bij complexe ziekteverzuimcases
- Administratieve ondersteuning voor expat-specifieke documentatie
- Advies over sociale zekerheid en A1-verklaringen
- Training voor HR-teams via onze praktijkopleiding global mobility
- Compliance-checks om ervoor te zorgen dat u alle regelgeving naleeft
Door onze jarenlange ervaring met internationale werknemers begrijpen wij de complexiteit van ziekteverzuim in een global mobility context. Wij helpen u bij het navigeren door de verschillende wet- en regelgeving en zorgen ervoor dat zowel werkgever als werknemer goed geïnformeerd zijn over rechten en plichten.
Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als mijn internationale werknemer plots ziek wordt tijdens een zakenreis in het buitenland?
Neem direct contact op met de werknemer om de situatie te beoordelen en documenteer alles zorgvuldig. Zorg voor adequate medische zorg ter plaatse en regel indien nodig repatriëring naar Nederland. Informeer uw verzuimverzekeraar en controleer of u een A1-verklaring moet aanvragen voor de sociale zekerheid. Houd de normale ziekteverzuimprocedures aan, ook al bevindt de werknemer zich in het buitenland.
Hoe voorkom ik problemen met de IND als ik te laat melding doe van langdurige ziekte?
Stel een duidelijk systeem in om ziekteverzuim te monitoren en markeer automatisch cases die de 13-weken grens naderen. Maak gebruik van een checklist met alle meldingsverplichtingen en betrek uw global mobility specialist tijdig bij complexe situaties. Bij twijfel over meldingsplicht is het beter om proactief contact op te nemen met de IND dan te wachten tot het te laat is.
Kan ik een internationale werknemer ontslaan tijdens ziekteverzuim?
Ontslag tijdens ziekteverzuim is mogelijk, maar zeer complex en risicovol, vooral voor internationale werknemers. U moet strikte procedures volgen en kunt alleen ontslaan om bedrijfseconomische redenen of bij verwijtbaar gedrag, niet vanwege de ziekte zelf. Dit heeft ook gevolgen voor de verblijfsvergunning van de werknemer. Schakel altijd juridisch advies in voordat u tot ontslag overgaat tijdens ziekteverzuim.
Wat gebeurt er als mijn internationale werknemer niet meewerkt aan re-integratie vanwege taalbarrières?
Zorg voor professionele vertaling van alle re-integratiedocumenten en overweeg een tolk in te schakelen bij gesprekken met de bedrijfsarts. Bied extra begeleiding en leg de Nederlandse ziektewetgeving duidelijk uit in de moedertaal van de werknemer. Documenteer alle inspanningen om taalbarrières weg te nemen – dit toont uw goede werkgeverschap aan en geeft u juridisch meer bescherming.
Hoe zit het met ziekteverzuim als mijn internationale werknemer nog geen BSN heeft?
Een werknemer zonder BSN heeft dezelfde rechten op ziekteverzuim en loonbetaling. U bent verplicht om het BSN-aanvraagproces te faciliteren, omdat dit nodig is voor toegang tot Nederlandse zorgverzekering en sociale zekerheid. Zorg dat de werknemer zich direct inschrijft bij een Nederlandse zorgverzekeraar zodra het BSN er is. Tot die tijd kunt u tijdelijke zorgverzekering regelen.
Wat zijn de risico's als ik geen juiste administratie bijhoud bij ziekteverzuim van expats?
Onvolledige administratie kan leiden tot problemen bij IND-controles, boetes van de Inspectie SZW, en afwijzing van toekomstige vergunningsaanvragen voor uw internationale werknemers. Ook kunt u problemen krijgen met de Belastingdienst, vooral bij toepassing van de expatregeling. Daarnaast riskeert u claims van werknemers en kunt u uw goede werkgeversstatus bij de IND verliezen.
