Voor een EOR-offerte moet je minimaal de personeelsgegevens van de werknemer aanleveren (naam, nationaliteit, functie, gewenst salaris en startdatum), aangevuld met basisinformatie over jouw bedrijf en het land waar de werknemer gaat werken. Hoe completer de aangeleverde informatie, hoe nauwkeuriger en sneller de offerte is. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over het aanvragen van een Employer of Record-offerte.
Wat bepaalt de prijs van een EOR-offerte?
De prijs van een EOR-offerte wordt bepaald door drie hoofdfactoren: het werkland van de werknemer, het bruto salaris en de specifieke diensten die je nodig hebt, zoals immigratieondersteuning of de aanvraag van de 30%-regeling. Elk land kent eigen loonbelastingtarieven, sociale premies en wettelijke arbeidsvoorwaarden die direct doorwerken in de kosten.
In de praktijk rekenen EOR-providers doorgaans een maandelijks servicebedrag bovenop de totale loonkosten van de werknemer. Dat servicebedrag kan een vast bedrag zijn of een percentage van het bruto maandsalaris. Hoe hoger het salaris en hoe complexer de situatie, hoe hoger de totale kosten.
In de Nederlandse context spelen aanvullende factoren een rol. Wanneer een werknemer van buiten de EU komt, is een erkend referentschap bij de IND vereist voor de kennismigrantenvergunning. Een EOR-provider die zelf erkend referent is, neemt dit traject over, maar dat brengt extra kosten met zich mee. Hetzelfde geldt voor de aanvraag van de 30%-regeling, waarmee een deel van het salaris belastingvrij kan worden uitbetaald. Dit soort aanvullende diensten worden apart in de offerte opgenomen.
Welke personeelsgegevens zijn verplicht voor een EOR-aanvraag?
Voor een EOR-aanvraag zijn de volgende personeelsgegevens verplicht: volledige naam van de werknemer, nationaliteit en geboortedatum, functietitel en een korte functiebeschrijving, gewenst bruto maandsalaris, gewenste startdatum en het land waar de werknemer gaat werken. Zonder deze basisgegevens kan een provider geen accurate EOR-offerte opstellen.
Naast deze verplichte gegevens vragen de meeste providers ook naar aanvullende informatie die de offerte nauwkeuriger maakt:
- Verblijfsstatus van de werknemer (EU-burger of niet)
- Het huidige woonland van de werknemer
- Of een werk- of verblijfsvergunning nodig is
- Gewenste secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenregeling of vergoedingen
- Of de werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling
Voor kennismigranten in Nederland gelden specifieke inkomensnormen. In 2026 bedraagt de salarisnorm minimaal circa 5.942 euro bruto per maand voor werknemers van 30 jaar of ouder, en circa 4.357 euro bruto per maand voor werknemers jonger dan 30 jaar, exclusief 8% vakantietoeslag. Als het gewenste salaris onder deze normen ligt, is een kennismigrantenvergunning via een EOR niet mogelijk.
Welke bedrijfsgegevens heeft een EOR-provider nodig?
Een EOR-provider heeft van jouw bedrijf minimaal de volgende gegevens nodig: de officiële bedrijfsnaam en het vestigingsland, een contactpersoon voor de samenwerking, en een beschrijving van de activiteiten van het bedrijf. Deze informatie is nodig om de juridische constructie correct in te richten en de overeenkomst tussen jouw bedrijf en de EOR op te stellen.
Afhankelijk van de situatie kan een provider ook vragen naar:
- Het KvK-nummer of een vergelijkbaar registratienummer
- Of jouw bedrijf al een entiteit heeft in het werkland van de werknemer
- De verwachte duur van het dienstverband
- Of er meerdere werknemers via de EOR in dienst worden genomen
Heeft jouw bedrijf nog geen eigen juridische entiteit in het werkland en wil je meerdere mensen aannemen, dan is het zinvol om dit al in de eerste aanvraag te vermelden. Sommige providers passen hun dienstverlening en tarieven aan het volume en de verwachte groei van de samenwerking aan.
Hoe beïnvloedt het werkland de benodigde informatie?
Het werkland is de meest bepalende variabele voor welke informatie een EOR-provider nodig heeft. Elk land kent eigen regels voor arbeidscontracten, belastinginhouding, sociale zekerheid en eventuele vergunningsvereisten. De EOR moet in dat land juridisch aanwezig zijn, via een eigen entiteit of een lokale partner, en de arbeidsrelatie volledig conform de lokale wetgeving inrichten.
Voor werknemers die in Nederland komen werken, zijn specifieke aanvullende gegevens relevant. Denk aan de vraag of de werknemer van buiten de EU komt en dus een kennismigrantenvergunning nodig heeft, of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de 30%-regeling, en of jouw bedrijf al erkend referent is bij de IND. Als dat laatste niet het geval is, neemt de EOR die rol over, wat extra documentatie vereist.
Voor andere landen gelden andere aandachtspunten. In sommige landen zijn aanvullende gegevens nodig over de werkplek van de werknemer, de werktijden of de sector. Het is daarom verstandig om bij de aanvraag altijd het werkland als eerste te specificeren, zodat de provider direct kan aangeven welke aanvullende informatie noodzakelijk is voor een volledige EOR-offerte.
Wat is het verschil tussen een EOR-offerte en een definitief contract?
Een EOR-offerte is een vrijblijvend kostenvoorstel op basis van de aangeleverde gegevens. Het definitieve contract is de bindende overeenkomst tussen jouw bedrijf en de EOR-provider, die pas wordt opgesteld nadat beide partijen akkoord zijn gegaan met de voorwaarden en alle benodigde informatie volledig is aangeleverd.
De offerte geeft een indicatie van de maandelijkse servicekosten, de totale loonkosten en eventuele eenmalige opstartkosten. In deze fase worden nog geen arbeidscontracten opgesteld en vindt er nog geen onboarding van de werknemer plaats.
Pas na akkoord op de offerte start het formele proces. De EOR stelt dan een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract op voor de werknemer, regelt de salarisbetaling, houdt belastingen en premies in en begeleidt de onboarding. Als er sprake is van een kennismigrant, start ook de vergunningsprocedure bij de IND in deze fase. Het is belangrijk om te weten dat wijzigingen in de situatie van de werknemer, zoals een ander salaris of een andere startdatum, na de offerte kunnen leiden tot een aangepast voorstel voordat het definitieve contract wordt getekend.
Hoe snel kun je een EOR-offerte ontvangen na het aanleveren van gegevens?
Bij de meeste EOR-providers ontvang je een offerte binnen één tot drie werkdagen na het aanleveren van de benodigde gegevens. Hoe completer de informatie die je aanlevert, hoe sneller de provider een nauwkeurig voorstel kan opstellen. Ontbrekende gegevens leiden vrijwel altijd tot vertraging.
Voor standaardsituaties, zoals een EU-burger die in Nederland gaat werken voor een bedrijf zonder bijzondere vereisten, kan een offerte soms zelfs binnen 24 uur worden opgesteld. Voor complexere situaties, zoals een kennismigrant van buiten de EU waarbij ook een vergunningsprocedure nodig is of de 30%-regeling moet worden aangevraagd, duurt het opstellen van een volledige offerte langer.
Zodra de offerte is geaccepteerd, kan een EOR in veel gevallen binnen enkele dagen tot weken starten met de onboarding van de werknemer. Dit staat in scherp contrast met het opzetten van een eigen juridische entiteit in een nieuw land, wat doorgaans zes tot twaalf maanden in beslag neemt. Voor bedrijven die snel willen schakelen, is een EOR-constructie dan ook een aanzienlijk snellere route.
Hoe Eastwing helpt bij jouw EOR-aanvraag
Eastwing helpt bedrijven en HR-teams die werken met internationals om de juiste EOR-partner te vinden en het aanvraagproces soepel te laten verlopen. Of het nu gaat om een kennismigrant die in Nederland komt werken, een werknemer die vanuit het buitenland remote wil blijven werken, of een bedrijf zonder eigen entiteit dat snel iemand in dienst wil nemen: Eastwing denkt mee en zorgt dat je de juiste informatie aanlevert voor een accurate offerte.
Wat Eastwing voor je doet:
- Begeleiding bij het verzamelen van de juiste personeels- en bedrijfsgegevens voor de EOR-aanvraag
- Advies over aanvullende diensten zoals de 30%-regeling en kennismigrantenvergunningen
- Ondersteuning bij het beoordelen en vergelijken van EOR-offertes
- Praktische begeleiding van het onboardingproces voor internationale werknemers
Wil je weten wat je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Neem contact op en we helpen je direct verder.
Veelgestelde vragen
Kan ik een EOR-offerte aanvragen als ik nog niet weet wat het exacte salaris van de werknemer wordt?
Ja, dat kan. Je kunt bij de aanvraag een salarisrange opgeven in plaats van een exact bedrag. De provider stelt dan een indicatieve offerte op op basis van het gemiddelde of het maximum van die range. Zodra het definitieve salaris vaststaat, wordt de offerte bijgesteld. Houd er wel rekening mee dat voor kennismigranten in Nederland een minimumsalarisnorm geldt, dus controleer van tevoren of het beoogde salaris voldoet aan de wettelijke vereisten.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het aanvragen van een EOR-offerte?
De meest gemaakte fouten zijn: het niet vermelden van de nationaliteit of verblijfsstatus van de werknemer, het opgeven van een nettosalaris in plaats van een brutosalaris, en het vergeten te melden of er een werk- of verblijfsvergunning nodig is. Deze omissies leiden bijna altijd tot vertraging of een onnauwkeurige offerte. Controleer daarom altijd of je alle verplichte velden hebt ingevuld voordat je de aanvraag verstuurt.
Is een EOR-constructie ook geschikt als ik slechts één werknemer in het buitenland wil aannemen?
Absoluut. Een EOR-constructie is juist bijzonder geschikt voor bedrijven die één of slechts een paar internationale werknemers willen aannemen zonder daarvoor een eigen juridische entiteit op te richten. De vaste servicekosten van een EOR zijn in dat geval aanzienlijk lager dan de kosten en doorlooptijd van het opzetten van een lokale entiteit. Voor structurele en grootschalige aanwezigheid in een land kan het op termijn wel zinvol zijn om een eigen entiteit te overwegen.
Wat gebeurt er als de situatie van de werknemer verandert nadat de offerte is geaccepteerd?
Als er na acceptatie van de offerte maar vóór ondertekening van het definitieve contract iets wijzigt — zoals het salaris, de startdatum of de functiebeschrijving — zal de EOR-provider een aangepast voorstel opstellen. Wijzigingen ná het tekenen van het contract, zoals een salarisverhoging of een functiewijziging, worden doorgaans verwerkt via een addendum op het bestaande contract. Communiceer wijzigingen altijd zo vroeg mogelijk om vertragingen in het onboardingproces te voorkomen.
Hoe weet ik of een EOR-provider erkend referent is bij de IND?
Je kunt dit eenvoudig verifiëren via het openbare register van erkende referenten op de website van de IND. Vraag bij twijfel ook direct aan de EOR-provider om bevestiging van hun erkend referentschap en vraag naar hun ervaring met kennismigrantenprocedures. Een erkend referent mag namens jouw werknemer de verblijfsvergunning aanvragen, wat het proces aanzienlijk versnelt en vereenvoudigt.
Kan een EOR ook worden ingezet als mijn bedrijf al een entiteit heeft in het werkland van de werknemer?
Dat is mogelijk, maar in de meeste gevallen minder voor de hand liggend. Als jouw bedrijf al een lokale entiteit heeft, kun je de werknemer doorgaans direct in dienst nemen via die entiteit. Een EOR voegt in dat geval minder waarde toe, tenzij je specifieke diensten nodig hebt zoals salarisbeheer, HR-ondersteuning of immigratiebegeleiding die je liever uitbesteedt. Bespreek dit scenario expliciet met de provider om te beoordelen of een EOR-constructie in jouw situatie zinvol is.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een werknemer daadwerkelijk aan de slag kan na het accepteren van een EOR-offerte?
Voor EU-burgers die in Nederland komen werken, kan de onboarding vaak binnen één tot twee weken worden afgerond nadat de offerte is geaccepteerd en alle documenten zijn aangeleverd. Voor kennismigranten van buiten de EU is de doorlooptijd langer, omdat de IND-vergunningsprocedure er doorgaans twee tot vier weken bij optelt — mits de EOR erkend referent is en de aanvraag volledig is ingediend. Plan de startdatum dus altijd met voldoende buffer, zeker bij vergunningsplichtige situaties.
