Ja, je kunt van EOR-aanbieder wisselen terwijl de werknemer in dienst blijft. De werknemer hoeft daarvoor niet ontslagen te worden, maar er is wel een zorgvuldig juridisch proces nodig waarbij het bestaande contract wordt beëindigd en een nieuw contract met de nieuwe EOR wordt gesloten. Hoe dit precies werkt, welke risico’s er zijn en waar je op moet letten, lees je in de antwoorden hieronder.
Wat gebeurt er met het arbeidscontract bij een EOR-wissel?
Bij een EOR-wissel eindigt het arbeidscontract met de huidige Employer of Record en wordt een nieuw contract gesloten met de nieuwe EOR-aanbieder. De werknemer blijft feitelijk hetzelfde werk doen voor jouw organisatie, maar de juridische werkgever verandert. Dit vereist formele beëindiging van het oude dienstverband en een nieuwe indiensttreding.
Omdat een EOR de wettelijke werkgever is, staat de arbeidsovereenkomst op naam van de EOR-partij. Een overdracht van het contract naar een andere EOR is juridisch gezien geen simpele naamswijziging. In de meeste gevallen wordt het volgende traject doorlopen:
- De huidige EOR beëindigt het arbeidscontract in overleg met alle partijen.
- De nieuwe EOR sluit een nieuw arbeidscontract met de werknemer.
- De opdrachtgever sluit een nieuwe serviceovereenkomst met de nieuwe EOR.
- Lopende regelingen, zoals de 30%-regeling of een kennismigrantenvergunning, worden overgedragen of opnieuw aangevraagd.
Een belangrijk aandachtspunt is de arbeidshistorie. Wanneer contracten elkaar opvolgen, kan de zogenoemde ketenregeling van toepassing zijn. Op basis van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) geldt dat na maximaal drie tijdelijke contracten binnen drie jaar het volgende contract automatisch een vast contract wordt. Als de werknemer al meerdere tijdelijke contracten heeft gehad, moet je bij de wissel zorgvuldig nagaan wat de gevolgen zijn voor de contractvorm.
Kan een werknemer weigeren om van EOR-aanbieder te wisselen?
Ja, een werknemer kan in principe weigeren om van EOR-aanbieder te wisselen. Omdat het gaat om een nieuw arbeidscontract met een andere juridische werkgever, is de instemming van de werknemer vereist. Zonder die instemming kan de overstap niet worden doorgezet zonder juridische complicaties.
In de praktijk is de bereidheid van werknemers om mee te werken sterk afhankelijk van de communicatie en de geboden arbeidsvoorwaarden. Een werknemer zal eerder akkoord gaan als:
- de arbeidsvoorwaarden gelijk blijven of verbeteren;
- de overgang duidelijk en tijdig wordt gecommuniceerd;
- lopende regelingen, zoals de 30%-regeling, worden voortgezet;
- de werknemer zekerheid krijgt over zijn of haar verblijfsstatus (relevant bij kennismigranten).
Voor werknemers met een kennismigrantenvergunning is de situatie extra gevoelig. De vergunning is gekoppeld aan de huidige EOR als erkend referent bij de IND. Bij een wissel moet de nieuwe EOR ook erkend referent zijn en moet een nieuwe of gewijzigde vergunning worden aangevraagd. Als dat proces niet soepel verloopt, kan de verblijfsstatus van de werknemer tijdelijk in het geding komen, wat een begrijpelijke reden is voor terughoudendheid.
Hoe lang duurt het om van EOR-aanbieder te wisselen?
Een EOR-wissel duurt gemiddeld vier tot twaalf weken, afhankelijk van de complexiteit van de situatie. De doorlooptijd wordt bepaald door factoren zoals de opzegtermijnen in het bestaande contract, de snelheid waarmee de nieuwe EOR een arbeidscontract kan opstellen en of er aanvullende vergunningen of fiscale regelingen moeten worden overgedragen.
De grootste tijdwinst of het grootste tijdsverlies zit doorgaans in de volgende onderdelen:
- Opzegtermijn: De huidige EOR hanteert een contractuele opzegtermijn, zowel richting de opdrachtgever als soms richting de werknemer.
- IND-traject: Voor kennismigranten kan een nieuwe vergunningsaanvraag of wijziging van de sponsorgegevens meerdere weken in beslag nemen.
- 30%-regeling: Als de werknemer gebruikmaakt van de expatregeling, moet worden gecontroleerd of de beschikking kan worden voortgezet of opnieuw moet worden aangevraagd bij de Belastingdienst.
- Onboarding nieuwe EOR: De nieuwe aanbieder heeft tijd nodig voor contractopstelling, loonadministratie en eventuele compliance-checks.
Plan de overstap ruim van tevoren en stem de timing af met alle partijen om hiaten in de loonbetaling of verblijfsstatus te voorkomen.
Wat zijn de kosten van het wisselen van EOR-aanbieder?
De kosten van een EOR-wissel bestaan uit twee onderdelen: de exitkosten bij de huidige aanbieder en de instapkosten bij de nieuwe aanbieder. Daarnaast kunnen er indirecte kosten zijn voor juridisch advies, herregistratie bij de IND of het opnieuw aanvragen van fiscale regelingen.
Houd rekening met de volgende kostenposten:
- Exitvergoeding of opzegtermijn: Sommige EOR-aanbieders rekenen een vergoeding bij vroegtijdige beëindiging van de serviceovereenkomst.
- Onboardingkosten nieuwe EOR: Eenmalige opstartkosten voor het opzetten van de loonadministratie en het opstellen van contracten.
- IND-kosten: Bij een nieuwe kennismigrantenvergunning of wijziging van de sponsorgegevens brengt de IND leges in rekening.
- Juridisch advies: Als de situatie complex is, bijvoorbeeld bij discussie over de contracthistorie of arbeidsvoorwaarden, is juridisch advies verstandig.
- Indirecte kosten: Denk aan de interne tijd die HR en finance kwijt zijn aan de coördinatie van de overgang.
De totale kosten variëren sterk per situatie, maar door de overstap goed voor te bereiden en transparant te communiceren met alle partijen, kun je onnodige extra kosten beperken.
Welke risico’s zijn er bij het overstappen naar een andere EOR?
De grootste risico’s bij het overstappen naar een andere EOR zijn een onderbreking van de loonbetaling, verlies van de verblijfsstatus van de werknemer en het onbedoeld ontstaan van een vast contract door de ketenregeling. Wie deze risico’s vooraf in kaart brengt, kan ze grotendeels beheersen.
Risico’s voor de werknemer
Voor werknemers met een tijdelijk contract is het essentieel dat de contractopvolging zorgvuldig wordt gedocumenteerd. Als de tussenpoze tussen het oude en nieuwe contract te kort is, tellen de contracten mee in de keten en kan er eerder een vast dienstverband ontstaan dan bedoeld. Voor kennismigranten is het risico op een tijdelijk gat in de verblijfsvergunning reëel als de IND-procedure niet op tijd is afgerond.
Risico’s voor de opdrachtgever
Voor de inlenende organisatie zijn de voornaamste risico’s: continuïteitsrisico als de werknemer weigert mee te werken, aansprakelijkheidsrisico als de arbeidsoverdracht niet juridisch correct is uitgevoerd en reputatierisico als de werknemer het gevoel krijgt niet goed begeleid te zijn. Een gebrekkige overdracht van de 30%-regeling kan bovendien leiden tot een hogere loonheffing voor de werknemer, wat tot onvrede leidt.
Hoe kies je de juiste nieuwe EOR-aanbieder voor internationale werknemers?
De juiste nieuwe EOR-aanbieder voor internationale werknemers combineert juridische expertise in het betreffende land, ervaring met immigratietrajecten en een bewezen track record in het begeleiden van EOR-overstappen. Prijs is een factor, maar continuïteit en compliance-zekerheid wegen zwaarder.
Let bij de selectie op de volgende criteria:
- Erkend referent bij de IND: Als je kennismigranten in dienst hebt of wilt nemen, moet de nieuwe EOR zijn geregistreerd als erkend referent bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst.
- Ervaring met de 30%-regeling: De aanbieder moet weten hoe een bestaande beschikking wordt voortgezet en wanneer een nieuwe aanvraag nodig is. Voor 2026 gelden specifieke salarisnormen voor kennismigranten, en een goede EOR is hiervan op de hoogte.
- Transparante contracten: Controleer de exitbepalingen voordat je tekent, zodat een eventuele toekomstige wissel niet opnieuw kostbaar en complex wordt.
- Lokale arbeidsrechtkennis: De aanbieder moet de Nederlandse arbeidswetgeving goed kennen, inclusief de WAB, de ketenregeling en de regels rondom payrolling en vaste contracten.
- Communicatie en onboarding: Een soepele overgang staat of valt met heldere communicatie richting de werknemer. Vraag naar het onboardingproces en hoe de aanbieder de werknemer begeleidt.
Vraag bij meerdere aanbieders een offerte op en laat ze specifiek ingaan op hoe zij een lopende EOR-constructie overnemen. Zo krijg je een realistisch beeld van hun ervaring met precies dit type situatie.
Hoe Eastwing helpt bij het wisselen van EOR-aanbieder
Een EOR-wissel raakt aan arbeidsrecht, immigratie en fiscale regelingen tegelijk. Eastwing helpt organisaties die met internationale medewerkers werken om dit proces gestructureerd en risicobewust aan te pakken. Concreet betekent dat:
- Inzicht in de juridische gevolgen van de overstap voor de bestaande contracten en de ketenregeling.
- Begeleiding bij de overdracht of hernieuwde aanvraag van de kennismigrantenvergunning en het erkende referentschap.
- Advies over de continuïteit van de 30%-regeling bij de nieuwe EOR-constructie.
- Ondersteuning bij de communicatie richting de werknemer, zodat medewerking geborgd is.
- Selectiebegeleiding bij het kiezen van de nieuwe EOR-aanbieder die past bij jouw situatie.
Wil je weten wat een EOR-wissel in jouw specifieke situatie betekent? Neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de opgebouwde vakantiedagen en andere rechten van de werknemer bij een EOR-wissel?
Bij een EOR-wissel eindigt het dienstverband formeel, wat betekent dat de huidige EOR de openstaande vakantiedagen en eventueel opgebouwde rechten moet uitbetalen of overdragen. Het is sterk aan te raden om hierover vooraf schriftelijke afspraken te maken met zowel de huidige als de nieuwe EOR. Zorg dat in het nieuwe contract expliciet wordt vastgelegd welke rechten worden meegenomen, zodat de werknemer er niet op achteruitgaat.
Wat als de werknemer midden in een lopende 30%-regeling zit — gaat die beschikking dan verloren?
Niet automatisch, maar het vereist wel actie. De 30%-regeling is persoonsgebonden en gekoppeld aan de werkgever (in dit geval de EOR). Bij een wissel moet worden beoordeeld of de beschikking kan worden voortgezet via een verzoek tot wijziging bij de Belastingdienst, of dat een nieuwe aanvraag nodig is. Cruciaal is dat er geen onderbreking van meer dan drie maanden optreedt tussen het oude en nieuwe dienstverband, want dat kan leiden tot verlies van de resterende looptijd van de regeling.
Kan ik als opdrachtgever aansprakelijk worden gesteld als de EOR-wissel niet correct wordt uitgevoerd?
Ja, dat risico bestaat. Hoewel de EOR de juridische werkgever is, kan een opdrachtgever die actief betrokken is bij een onzorgvuldige overdracht te maken krijgen met claims op het gebied van arbeidsrecht of immigratierecht. Denk aan situaties waarbij de werknemer schade lijdt door een onderbreking in de verblijfsvergunning of een fout in de loonbetaling. Juridisch advies inwinnen vóór de overstap is dan ook geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe bespreek ik de EOR-wissel het beste met de werknemer zonder onrust te veroorzaken?
Transparantie en timing zijn hierbij doorslaggevend. Informeer de werknemer zo vroeg mogelijk, leg uit waarom de wissel plaatsvindt en benadruk dat zijn of haar arbeidsvoorwaarden gewaarborgd blijven. Geef de werknemer de ruimte om vragen te stellen en betrek hem of haar actief bij het proces, bijvoorbeeld door de nieuwe EOR voor te stellen en het onboardingtraject gezamenlijk te doorlopen. Werknemers die zich goed geïnformeerd en gehoord voelen, werken in de praktijk veel sneller en soepeler mee.
Is het mogelijk om meerdere werknemers tegelijk over te zetten naar een nieuwe EOR-aanbieder?
Ja, dat is mogelijk en in de praktijk zelfs efficiënter als je meerdere internationale medewerkers via dezelfde EOR-constructie in dienst hebt. De nieuwe EOR kan een gestandaardiseerd onboardingproces opzetten voor de hele groep, wat tijd en kosten bespaart. Let er wel op dat elk individueel geval apart beoordeeld moet worden op het gebied van contracthistorie, verblijfsstatus en fiscale regelingen — een groepsaanpak vervangt de individuele due diligence niet.
Welke documenten moet ik verzamelen voordat ik de overstap naar een nieuwe EOR initieer?
Zorg dat je vóór de start van het wisselproces beschikt over de volledige contracthistorie van de werknemer (inclusief eerdere tijdelijke contracten), de actuele beschikking van de 30%-regeling, de kennismigrantenvergunning met vervaldatum, en de serviceovereenkomst met de huidige EOR inclusief exitbepalingen. Deze documenten zijn essentieel voor de juridische beoordeling van de situatie en voorkomen verrassingen tijdens het traject.
Wat is het verschil tussen een EOR-wissel en het zelf in dienst nemen van de werknemer via een eigen Nederlandse entiteit?
Bij een EOR-wissel blijf je gebruikmaken van een externe juridische werkgever, wat flexibiliteit biedt zonder de administratieve lasten van een eigen entiteit. Het zelf in dienst nemen via een eigen Nederlandse B.V. of vestiging geeft meer directe controle, maar brengt aanzienlijk meer verplichtingen met zich mee op het gebied van loonadministratie, arbeidsrecht en compliance. Een EOR-constructie is met name geschikt als je een beperkt aantal internationale medewerkers in Nederland wilt aanstellen zonder een volwaardige lokale entiteit op te zetten.
