Wat zijn de wettelijke verplichtingen van een Employer of Record?
Een Employer of Record is in Nederland verantwoordelijk voor alle formele werkgeversverplichtingen: het afsluiten van een arbeidscontract, het afdragen van loonbelasting en sociale premies, het naleven van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, en het waarborgen van de rechten die voortvloeien uit het Burgerlijk Wetboek. De EOR is juridisch de werkgever, niet het bedrijf waar de werknemer feitelijk actief is.
Concreet betekent dit dat de EOR verantwoordelijk is voor:
- Het opstellen en beheren van een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht
- Maandelijkse loonadministratie en tijdige afdracht van loonheffingen aan de Belastingdienst
- Aanmelding bij de Nederlandse sociale zekerheid, inclusief WW, WIA en ZW
- Naleving van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), die per 1 januari 2020 in werking trad
- Betaling van transitievergoeding bij beëindiging van het dienstverband
- Zorgplicht bij ziekte en re-integratieverplichtingen conform de Wet Poortwachter
Wanneer een EOR niet aan deze verplichtingen voldoet, draagt het inlenende bedrijf mogelijk mede-aansprakelijkheid. Het is dan ook essentieel dat de EOR aantoonbaar compliant opereert en transparant is over hoe deze verplichtingen worden nagekomen.
Hoe verschilt een Employer of Record van een payrollbedrijf?
Het belangrijkste verschil tussen een Employer of Record en een payrollbedrijf is de mate van arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheid en het doel van de constructie. Een EOR neemt de volledige werkgeversrol op zich voor werknemers die internationaal worden ingezet, terwijl een payrollbedrijf doorgaans werknemers op verzoek van een inlener in dienst neemt die de inlener zelf al heeft geworven.
Sinds de invoering van de WAB in 2020 zijn de rechten van payrollkrachten aanzienlijk versterkt. Payrollwerknemers hebben sindsdien recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als collega’s die rechtstreeks bij het inlenende bedrijf in dienst zijn. Dit omvat vakantiedagen, een eventuele dertiende maand, verlofregelingen en scholingsregelingen. Bovendien geldt de ketenregeling van het inlenende bedrijf, waardoor de vroegere fasecontracten via de NBBU-cao zijn komen te vervallen.
Een EOR onderscheidt zich verder doordat het specifiek is ontworpen voor internationale situaties. Waar een payrollbedrijf primair binnenlandse werknemers bedient, maakt een EOR het mogelijk om werknemers in een land te werk te stellen zonder dat het buitenlandse bedrijf daar een eigen juridische entiteit hoeft op te richten. Dit maakt de EOR-constructie vooral relevant voor bedrijven die snel internationaal willen groeien of incidenteel personeel in Nederland willen inzetten.
Wanneer is een Employer of Record de juiste keuze?
Een Employer of Record is de juiste keuze wanneer een buitenlands bedrijf werknemers in Nederland wil inzetten zonder een eigen Nederlandse rechtspersoon op te richten. Dit is met name relevant bij het testen van een nieuwe markt, het snel onboarden van lokaal talent, of het tijdelijk inzetten van een specialist voor een specifiek project.
Praktische situaties waarin een EOR meerwaarde biedt:
- Een Amerikaans of Aziatisch bedrijf wil een Nederlandse sales- of techmedewerker aannemen zonder een BV op te richten
- Een internationale organisatie wil snel reageren op een marktopportuniteit in Nederland zonder maanden aan juridische voorbereiding
- Een bedrijf heeft een gespecialiseerde werknemer nodig voor een tijdelijk project en wil de administratieve last minimaliseren
- Er is onzekerheid over de langetermijnplannen in Nederland en een eigen entiteit voelt voorbarig
Een EOR is minder geschikt wanneer een bedrijf structureel en grootschalig in Nederland actief wil zijn. Op een bepaald punt wegen de kosten van een EOR zwaarder dan de investering in een eigen juridische entiteit. Ook wanneer er behoefte is aan volledige controle over arbeidsrelaties en bedrijfscultuur, verdient een eigen vestiging de voorkeur.
Welke risico’s brengt een Employer of Record-constructie met zich mee?
Een EOR-constructie brengt reële juridische en operationele risico’s met zich mee als de samenwerking niet goed is gestructureerd. De grootste risico’s zijn gebrekkige compliance, onduidelijke verantwoordelijkheidsverdeling en het verlies van controle over de arbeidsrelatie met de werknemer.
De voornaamste risico’s op een rij:
- Niet-naleving van de WAB: Als de EOR de arbeidsvoorwaarden niet gelijkstelt aan die van vergelijkbare werknemers bij het inlenende bedrijf, kan dit leiden tot naheffingen en boetes
- Pensioenverplichtingen: Sinds 1 januari 2021 heeft iedere payrollkracht recht op een adequate pensioenregeling. Als de EOR hier niet aan voldoet, is het inlenende bedrijf medeverantwoordelijk
- Vaste inrichting: Als de werknemer namens het buitenlandse bedrijf contracten sluit of structurele activiteiten uitvoert, kan de Nederlandse Belastingdienst oordelen dat er sprake is van een vaste inrichting, met belastingplicht als gevolg
- Schijnconstructies: Wanneer de EOR-constructie puur wordt gebruikt om arbeidsrechtelijke bescherming te omzeilen, bestaat het risico dat een rechter de constructie als een schijnconstructie kwalificeert
- Reputatieschade: Werknemers die zich niet goed behandeld voelen of wiens rechten worden geschonden, kunnen juridische stappen ondernemen die ook het inlenende bedrijf raken
Zorgvuldige contractuele afspraken tussen de EOR en het inlenende bedrijf zijn onmisbaar. Leg daarin vast wie verantwoordelijk is voor welke verplichtingen en hoe wordt gehandeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving.
Hoe zit het met de 30%-regeling bij een Employer of Record?
De 30%-regeling is in principe ook toepasbaar bij een EOR-constructie, maar de formele werkgever die de aanvraag indient, moet een in Nederland geregistreerde inhoudingsplichtige zijn. Omdat de EOR optreedt als juridische werkgever en loonheffingen afdraagt, kan de EOR de aanvraag indienen bij de Belastingdienst, mits aan alle voorwaarden wordt voldaan.
De 30%-regeling stelt een belastingvoordeel beschikbaar voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland worden gehaald en die beschikken over specifieke deskundigheid die op de Nederlandse arbeidsmarkt schaars is. Sinds de herzieningen van de afgelopen jaren gelden er aangescherpte voorwaarden, waaronder een salarisdrempel en een maximale looptijd.
Bij een EOR-constructie zijn de volgende aandachtspunten relevant:
- De EOR moet als inhoudingsplichtige zijn geregistreerd bij de Nederlandse Belastingdienst
- De werknemer moet aan de persoonlijke voorwaarden van de 30%-regeling voldoen, zoals de vereiste woonafstand en het salarisniveau
- De aanvraag moet tijdig worden ingediend, bij voorkeur binnen vier maanden na aanvang van de tewerkstelling in Nederland
- Het inlenende bedrijf en de EOR moeten onderling afstemmen wie het voortouw neemt in de aanvraagprocedure
Omdat de 30%-regeling regelmatig wordt aangepast en de toepassing bij EOR-constructies specifieke aandacht vereist, is deskundig advies sterk aan te raden.
Wat moet een bedrijf controleren voordat het een EOR inschakelt?
Voordat een bedrijf een Employer of Record inschakelt, moet het een aantal kritische punten controleren om juridische en financiële risico’s te beperken. De kwaliteit van de EOR, de contractuele afspraken en de naleving van Nederlandse wet- en regelgeving zijn daarbij doorslaggevend.
Controleer minimaal de volgende punten:
- Registratie en betrouwbaarheid: Is de EOR geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en beschikt hij over een geldig NEN 4400- of SNA-keurmerk?
- Kennis van Nederlandse wetgeving: Heeft de EOR aantoonbare expertise op het gebied van de WAB, sociale zekerheid en loonbelasting in Nederland?
- Arbeidsvoorwaarden: Garandeert de EOR dat de arbeidsvoorwaarden van de werknemer minimaal gelijkwaardig zijn aan die van vergelijkbare werknemers bij het inlenende bedrijf?
- Pensioenregeling: Biedt de EOR een adequate pensioenregeling conform de wettelijke normpremie, waarbij de premie niet wordt doorberekend aan de werknemer?
- Aansprakelijkheid: Zijn in de overeenkomst duidelijke afspraken gemaakt over wie aansprakelijk is bij niet-naleving van verplichtingen?
- Transparantie over kosten: Zijn alle kosten inzichtelijk, inclusief werkgeverslasten, administratiekosten en eventuele toeslagen?
- Ervaring met immigratie: Als de werknemer een niet-EU-nationaliteit heeft, beschikt de EOR dan over kennis van verblijfs- en werkvergunningprocedures?
Een grondige due diligence voorkomt verrassingen achteraf. Vraag referenties op, bekijk eerdere samenwerkingen en laat de contracten beoordelen door een specialist in arbeidsrecht of global mobility.
Hoe Eastwing helpt bij Employer of Record-vraagstukken
Bij Eastwing begeleiden wij bedrijven en HR-afdelingen bij alle vraagstukken rondom internationaal personeel in Nederland, inclusief EOR-constructies. Onze aanpak is praktisch, compliant en volledig op maat. Wat wij voor u kunnen betekenen:
- Beoordeling van uw EOR-constructie op juridische en fiscale risico’s
- Advies over de toepasbaarheid van de 30%-regeling voor uw internationale medewerkers
- Ondersteuning bij aanvragen van werk- en verblijfsvergunningen voor niet-EU-werknemers
- Begeleiding bij loonadministratie en naleving van de WAB en sociale zekerheidswetgeving
- Strategisch advies bij het opzetten van een compliant global mobility-beleid
Wilt u weten of een EOR de juiste keuze is voor uw situatie, of heeft u vragen over de juridische voorwaarden in Nederland? neem contact op met ons team. Wij denken graag met u mee en vertalen complexe regelgeving naar heldere, praktische stappen. Meer over onze dienstverlening leest u op de website van Eastwing.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer zelf kiezen voor een EOR-constructie, of is dat altijd een beslissing van het bedrijf?
De keuze voor een EOR-constructie ligt doorgaans bij het inlenende bedrijf, maar een werknemer kan hier zeker invloed op uitoefenen — bijvoorbeeld door te vragen hoe zijn of haar dienstverband juridisch wordt vormgegeven. Het is verstandig dat de werknemer vooraf duidelijkheid vraagt over wie de formele werkgever is, welke cao van toepassing is en hoe de pensioenregeling eruitziet. Transparantie aan beide kanten voorkomt misverstanden later in het dienstverband.
Wat gebeurt er als de EOR failliet gaat? Wat zijn de gevolgen voor de werknemer en het inlenende bedrijf?
Als een EOR failliet gaat, verliest de werknemer formeel zijn werkgever, wat directe gevolgen heeft voor de loonadministratie, sociale zekerheidsdekking en arbeidsrechtelijke bescherming. Het inlenende bedrijf kan in dat geval mede-aansprakelijk worden gesteld voor openstaande loonvorderingen of niet-afgedragen premies. Het is daarom essentieel om bij de selectie van een EOR te controleren of de partij financieel stabiel is, beschikt over een keurmerk zoals NEN 4400, en of er contractuele garanties zijn voor continuïteit van de dienstverlening.
Hoe lang mag een werknemer via een EOR in dienst blijven voordat een vast contract verplicht wordt?
In Nederland geldt de ketenregeling: na drie tijdelijke contracten in maximaal drie jaar ontstaat automatisch een recht op een vast contract. Bij een EOR-constructie is de EOR de formele werkgever, en telt de keten vanuit die werkgeversrelatie. Als het inlenende bedrijf echter wisselt van EOR zonder dat de arbeidsrelatie feitelijk verandert, kan een rechter oordelen dat de keten doorloopt. Het is raadzaam om hierover juridisch advies in te winnen om onbedoelde vaste arbeidsrelaties te voorkomen.
Is een EOR-constructie ook geschikt voor zelfstandigen of freelancers die in Nederland werken?
Nee, een EOR-constructie is specifiek bedoeld voor werknemers in loondienst, niet voor zelfstandigen of freelancers. Zelfstandigen werken op basis van een overeenkomst van opdracht en zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingafdracht en sociale zekerheid. Het inzetten van een EOR voor iemand die feitelijk als zelfstandige werkt, kan door de Belastingdienst worden aangemerkt als een schijnconstructie. Voor de inhuur van zelfstandigen gelden andere juridische kaders, waaronder de recente handhaving rondom de Wet DBA.
Welke cao is van toepassing op een werknemer die via een EOR in Nederland werkt?
Welke cao van toepassing is, hangt af van de sector en de specifieke structuur van de EOR. Als de EOR als payrollwerkgever kwalificeert onder de WAB, heeft de werknemer recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers bij het inlenende bedrijf — inclusief eventuele sector-cao’s. Sommige EOR-aanbieders vallen onder de NBBU- of ABU-cao, maar die bieden minder bescherming dan de cao van het inlenende bedrijf. Controleer dit punt uitdrukkelijk bij de selectie van een EOR om te voorkomen dat werknemers onbedoeld slechter af zijn.
Hoe werkt de overgang van een EOR-constructie naar een eigen Nederlandse entiteit in de praktijk?
De overgang van een EOR naar een eigen Nederlandse BV of vestiging is een logische stap zodra een bedrijf structureel en grootschalig in Nederland actief wordt. In de praktijk betekent dit dat de arbeidscontracten worden overgedragen van de EOR naar de nieuwe entiteit, waarbij de werknemer instemt met de wijziging van werkgever. Opgebouwde rechten zoals anciënniteit, vakantiedagen en transitievergoedingsopbouw moeten daarbij zorgvuldig worden geborgd. Een gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaat of global mobility-adviseur kan dit transitieproces begeleiden om juridische risico’s te minimaliseren.
Kan een EOR ook worden ingezet voor werknemers die vanuit Nederland in het buitenland werken?
Ja, een EOR kan ook worden gebruikt voor Nederlandse werknemers die worden uitgezonden naar een ander land waar het bedrijf geen eigen entiteit heeft. In dat geval fungeert een lokale EOR in het bestemmingsland als formele werkgever, terwijl het Nederlandse bedrijf de feitelijke opdrachtgever blijft. Aandachtspunten zijn onder meer de sociale zekerheidspositie van de werknemer (blijft die in Nederland verzekerd of niet?), de belastingplicht in het werkland, en de toepasselijkheid van een detacheringsverklaring (A1-verklaring) binnen de EU.
