Voor een contractverlenging van een internationale werknemer moet je de IND inlichten, relevante documenten verzamelen, eventuele salariswijzigingen verwerken en tijdig beginnen met de procedure. De exacte stappen hangen af van het type verblijfsvergunning en eventuele wijzigingen in het contract. Begin minimaal 8-12 weken voor de vervaldatum om voldoende tijd te hebben voor alle formaliteiten.
Welke documenten heb je nodig voor een contractverlenging?
Voor een contractverlenging heb je het nieuwe arbeidscontract, een werkgeversverklaring, recente salarisstroken en een uittreksel uit de GBA/BRP nodig. Daarnaast kunnen aanvullende documenten vereist zijn, afhankelijk van het type verblijfsvergunning.
De basisdocumenten die vrijwel altijd nodig zijn:
- Nieuw arbeidscontract: Het verlengde of aangepaste contract met duidelijke vermeldingen van functie, salaris en contractduur
- Werkgeversverklaring: Een actuele verklaring van de werkgever over de functie en arbeidsvoorwaarden
- Recente salarisstroken: Meestal de laatste drie maanden om het werkelijke salaris aan te tonen
- Uittreksel GBA/BRP: Bewijs van inschrijving in de basisregistratie personen
- Kopie huidig paspoort: Met nog minimaal zes maanden geldigheid
Afhankelijk van de specifieke situatie kunnen aanvullende documenten nodig zijn, zoals een verklaring over de bedrijfsvoering bij wijzigingen in de organisatie of bewijs van behaalde diploma’s bij functiewijzigingen. Controleer altijd de meest recente IND-richtlijnen voor jouw specifieke situatie.
Wanneer moet je de IND inlichten over contractverlenging?
Je moet de IND inlichten zodra het nieuwe contract is getekend en uiterlijk 8 weken voor de vervaldatum van de huidige verblijfsvergunning. Voor erkende referenten geldt vaak een kortere doorlooptijd van 2-4 weken.
De timing hangt af van verschillende factoren:
- Status werkgever: Erkende referenten hebben kortere doorlooptijden dan reguliere werkgevers
- Type wijzigingen: Contractverlengingen zonder wijzigingen gaan sneller dan contracten met substantiële aanpassingen
- Complexiteit situatie: Nieuwe functies of salariswijzigingen kunnen extra onderzoekstijd vereisen
Let op: meld wijzigingen altijd binnen vier weken na ondertekening van het nieuwe contract. Dit is een wettelijke verplichting. Te late melding kan leiden tot boetes of problemen bij toekomstige aanvragen.
Wat gebeurt er als het salaris wijzigt bij contractverlenging?
Bij salariswijzigingen moet je controleren of het nieuwe salaris nog voldoet aan de geldende normen voor de verblijfsvergunning. Voor hoogopgeleide migranten geldt een minimumsalaris dat jaarlijks wordt aangepast, en bij een significante salarisverlaging kan dit gevolgen hebben voor de vergunning.
Belangrijke aandachtspunten bij salariswijzigingen:
- Minimuminkomen: Controleer of het nieuwe salaris voldoet aan de actuele inkomenseisen voor het type vergunning
- 30%-regeling: Bij wijziging van het brutosalaris kan dit impact hebben op de 30%-regeling
- Belastingaangiften: Salariswijzigingen kunnen gevolgen hebben voor lopende of toekomstige belastingaangiften
- Sociale zekerheid: Hogere salarissen kunnen leiden tot andere premie-afdrachten
Bij een salarisverlaging van meer dan 20% moet je extra documentatie overleggen om aan te tonen dat de werknemer nog steeds voldoet aan de voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld een verklaring zijn over tijdelijke omstandigheden of een plan voor salarisherstel.
Hoe lang van tevoren moet je beginnen met de verlengingsprocedure?
Begin minimaal 8-12 weken voor de vervaldatum van de huidige verblijfsvergunning met de verlengingsprocedure. Voor complexe situaties of bij wijzigingen in functie of salaris adviseren we om 16 weken van tevoren te starten.
De planning hangt af van verschillende factoren:
Standaard verlengingen
Voor eenvoudige contractverlengingen zonder wijzigingen is 8-10 weken meestal voldoende. Dit geldt vooral voor erkende referenten met een gevestigde track record bij de IND.
Complexe situaties
Bij wijzigingen in functie, salaris of werkgever plan je beter 12-16 weken in. Ook nieuwe werkgevers zonder erkende referent-status hebben langere doorlooptijden nodig.
Houd rekening met mogelijke vertragingen door:
- Incomplete documentatie die aanvulling vereist
- Drukte bij de IND tijdens bepaalde periodes
- Vakantieperiodes waarin reacties trager zijn
- Aanvullende vragen van de IND over de nieuwe arbeidsovereenkomst
Welke kosten zijn verbonden aan contractverlenging?
De kosten voor contractverlenging bestaan uit IND-leges van €1.071 voor de hoofdaanvrager en €228 per gezinslid. Daarnaast komen kosten voor documentatie, eventuele juridische ondersteuning en administratieve afhandeling.
Overzicht van de belangrijkste kosten:
- IND-leges hoofdaanvrager: €1.071 (tarieven 2026)
- IND-leges gezinsleden: €228 per persoon
- Documentatie: €50-200 voor uittreksels, vertalingen en legalisaties
- Professionele ondersteuning: €500-1.500 afhankelijk van complexiteit
- Spoedbehandeling: €1.299 extra indien beschikbaar
Let op dat de IND-tarieven jaarlijks worden aangepast. Controleer altijd de actuele tarieven op de IND-website voordat je de aanvraag indient. Sommige werkgevers vergoeden deze kosten als onderdeel van het global mobility services pakket.
Hoe Eastwing helpt met contractverlengingen
Wij begeleiden het complete verlengingsproces van begin tot eind, zodat u zich kunt focussen op uw core business. Onze global mobility experts zorgen voor tijdige procedures, correcte documentatie en proactieve communicatie met de IND.
Onze ondersteuning omvat:
- Tijdige planning: Wij monitoren vervaldatums en starten procedures op het juiste moment
- Documentvoorbereiding: Complete verzameling en controle van alle benodigde stukken
- IND-communicatie: Directe afstemming met de IND en afhandeling van eventuele vragen
- Compliance-check: Verificatie dat alle wijzigingen voldoen aan geldende regelgeving
- Statusupdates: Regelmatige communicatie over de voortgang naar HR en werknemer
Door onze ervaring met duizenden verlengingsprocedures voorkomen wij veelvoorkomende valkuilen en zorgen voor een soepel proces. Onze medewerkers blijven up-to-date via onze gespecialiseerde trainingen in global mobility wetgeving.
Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn verblijfsvergunning verloopt voordat de verlenging is goedgekeurd?
Als je tijdig (minimaal 8 weken van tevoren) een verlengingsaanvraag hebt ingediend, blijft je huidige verblijfsvergunning geldig tot de IND een beslissing heeft genomen. Dit heet het 'rechtens verblijf' principe. Je mag gewoon blijven werken tijdens de wachttijd.
Kan ik van werkgever wisselen tijdens een lopende verlengingsprocedure?
Wisselen van werkgever tijdens een lopende procedure is mogelijk, maar vereist een nieuwe aanvraag. Je moet de IND direct informeren over de wijziging en alle nieuwe documentatie van de nieuwe werkgever overleggen. Dit kan de doorlooptijd aanzienlijk verlengen.
Welke gevolgen heeft een afwijzing van de contractverlenging?
Bij afwijzing krijg je meestal 4 weken de tijd om Nederland te verlaten of bezwaar aan te tekenen. Je kunt binnen 6 weken bezwaar indienen bij de IND of beroep aantekenen bij de rechtbank. Tijdens de bezwaarprocedure mag je in Nederland blijven.
Moet ik een nieuwe DigiD aanvragen na contractverlenging?
Nee, je bestaande DigiD blijft geldig na een contractverlenging. Alleen als je verblijfsstatus wijzigt (bijvoorbeeld van kennismigrant naar permanent verblijf) kan dit gevolgen hebben voor bepaalde DigiD-functionaliteiten. Controleer wel of je adresgegevens nog kloppen.
Hoe weet ik zeker dat mijn nieuwe salaris voldoet aan de IND-normen?
Controleer altijd de actuele salariseisen op de IND-website, deze worden jaarlijks per 1 januari aangepast. Voor kennismigranten geldt in 2024 een minimum van €5.008 bruto per maand (jonger dan 30) of €6.166 (30 jaar en ouder). Bij twijfel kun je vooraf advies inwinnen bij een global mobility specialist.
Wat als mijn werkgever geen erkende referent is bij contractverlenging?
Werkgevers zonder erkende referent-status hebben langere doorlooptijden (8-12 weken versus 2-4 weken) en moeten uitgebreidere documentatie overleggen. Ze moeten bijvoorbeeld bewijs leveren van bedrijfsvoering en financiële stabiliteit. Overweeg om je werkgever aan te moedigen erkende referent te worden voor toekomstige procedures.
Kan ik tijdens de verlengingsprocedure op vakantie naar het buitenland?
Ja, reizen binnen de EU is meestal geen probleem tijdens een lopende verlengingsprocedure, mits je tijdig hebt aangevraagd. Voor reizen buiten de EU is het verstandig om je oude verblijfsvergunning en bewijs van de lopende aanvraag mee te nemen. Controleer wel de geldigheidsduur van je paspoort.
